Elektronická fakturácia nie je nič nové. V istej časti businessu je to už desaťročí bežná vec, napr. obchodné reťazce, automobilový priemysel a ďalšie odvetvia. Čo je problém, je dostupnosť tejto služby (cena, technická integrácia) a veľké množstvo rôznych formátov (kto sa v tom má vyznať, že). Pre malú alebo strednú firmu môže byť celkom nákladné elektronickú fakturáciu zaviesť. No s Odoo je to veľmi jednoduché:

• Zaregistrujete se v POPPOL sieti.
  

• Posielate a prijímajte faktúry elektronicky.

A to je všetko. Naozaj? No dobre, je za tým trocha technickej mágie , legislatívy atď., tak sa na to poďme pozrieť.

Registrácia

V prvej rade, je potrebná registrácia účastníka do siete PEPPOL. Registráciu nájdete v nastaveniach Účtovníctva. Pre registráciu je potrebné vyplniť správe firemné údaje, kontaktný e-mail a telefónne číslo. Aktuálne, sa slovenské firmy môžu registrovať pomocou IČ DPH (SK123456789), no čoskoro bude dostupná registrácia cez DIČ.

Po overení, vás Odoo (Odoo je certifikovaný PEPPOL prístupový bod, tiež volaný "access point" alebo "digitálny poštár"), zaregistruje do centrálneho adresára (obdoba telefónnej knihy), kde vás môžu vyhľadať ostatný účastníci = ďalšie firmy.

Odoslanie faktúry

No dobre, my sme úspešné zaregistrovaní, ale čo náš klient? Ako viem, či je alebo nie je zaregistrovaný v sieti PEPPOL?

Jednoducho. Ako náhle zadáte do Odoo IČ DPH vášho klienta, Odoo si overí, či je alebo nie je v sieti PEPPOL. A tým, že to vie Odoo, tak to viete aj vy, od toho je to informačný systém, no nie?

Aha, a čo tie formáty, čo sme spomínali na začiatku? Aj na to sa myslelo. Pri registrácii, Odoo zaregistruje, aké formáty elektronickej faktúry vieme spracovať. A to samé si Odoo zistí aj o vašom klientovi.

Takže, Odoo vie, či váš klient je v sieti PEPPOL a v akom formáte vie prijať faktúru. Už len stačí stlačiť gombík "Poslať", Odoo samo nastaví možnosť "cez PEPPOL" a už sa to chystá. Odoo vytvorí XML súbor s údajmi vašej faktúry, vrátane PDF tlačiva, a predá súbor s faktúrou digitálnemu poštárovi (belgické Odoo s.a. ako firma) a o chvíľu to letí.

Príjem faktúry

Odoo si pravidelne kontroluje a sťahuje došlé faktúry (áno, aj dobropisy a ťarchopisy). Stiahne, uloží do dokumentov alebo priamo vytvorí prijatú faktúru. Na vás už je len kontrola, schválenie a zaúčtovanie.

Priznajte sa, koľko to bude stáť?

A to hej, my sa radi priznáme. Odosielanie a prijímanie faktúr vás v Odoo nestojí nič navyše. Neveríte? No, smola, je to tak. Nič navyše oproti cene za používateľa, inými slovami, odosielanie a prijímanie faktúr máte v cene. No, nie je to pekný darček ?

A čo ja do kopy z toho mám?

Dosť (samozrejme, sme IT firma, tak snáď nikto nečaká, že budeme proti digitalizácii). 

• Lacnejšie ako pošta
  (no ak chcete poštu podporiť, aj naďalej môžete posielať faktúry listom, no myslite prosím na naše lesy) .
  

• Lacnejšie ako špecializované EDI systémy
  (štandardy a veľké objemy zlacňujú).
  

• Rýchlejšie zaúčtovanie prijatej faktúry
  (vaša účtovníčka je kvalifikovaná na účtovníctvo a nie na prepisovanie došlých faktúr).
  

• Bezpečnejšie ako posielanie e-mailom
  (podvodníci sa dobrovoľne do efaktúry nebudú ponáhľať).
  

Neuverím, pokiaľ neuvidím

A preto sme pre vás pripravili otvorený test. Jednoducho napíšte na efaktura@26house.com a my vám zriadime prístup do Odoo

Všetko je pripravené, vy si pohodlne môžete vyskúšať posielanie faktúr medzi firmami pripojenej k testovacej sieti PEPPOL. Všetko funguje ako v ostrej prevádzke (odosielanie, kontrola účastníkov, príjem...). A ak máte svoj účtovný alebo ERP systém napojený na PEPPOL Test, môžete si poslať faktúru či dobropis (alebo vy nám). 

A čo ak...?

Čo ak klient nemá taký dobrý systém ako Odoo a faktúra sa mu nenačíta?

Odoo vie poslať faktúru e-mailom aj cez PEPPOL, jednoducho pošlite faktúru oboma spôsobmi. 

Akú mám istotu, že klient faktúru dostal?

PEPPOL sieť, presnejšie access point klienta, pošle späť potvrdenie, že faktúra bola doručená a Odoo vám to povie. Ak niečo zlyhá tak vám to Odoo povie takisto.

No nevieme vám zaručiť, že si klient faktúru prečítal alebo nehodil do koša. Ale takých nepodarených klientov nemáte, či hej?

A k to mi zaručí, že digitálny poštár nebude faktúry čítať?

Na rovinu? Len dohoda a pravidlá. Je to rovnaké ako poštové tajomstvo - pravidla (zákon) je daný, ale to že si váš list naozaj nikto neprečíta, vám nikto zaručiť nemôže. V PEPPOL sieti je to podobné ako keď posielate faktúru poštou, e-mailom či cez iný EDI systém, je to vždy o dôvere medzi odosielateľom a (digitálnym) poštárom. 

Digitálnym poštárom sa nestane hocikto, musí prejsť certifikáciou. Technicky, je celá komunikácia v sieti šifrovaná, a nikto nepovolaný do nej nemôže vstúpiť, ani vy. Oproti listom / e-mailom, je to poriadny krok s bezpečnosťou vpred. Rovnako, digitály poštár Odoo, si faktúry neukladá, uložená faktúra zaberá miesto a to stojí peniaze. A milióny faktúr mesačne by zaberali veľmi veľa miesta a to by stálo dosť veľa peňazí...

A čo ak mi nepôjde internet

V takomto prípade, vám nepôjde ani Odoo, takže faktúru ani nevytvoríte, ani neodošlete, ani neprijmete. A ak by to bolo na dlho, pozývame vás na šálku kávy k nám na Jarošovu 1 v Bratislave. 

Slovenská eFaktúra

A aký to má súvis so slovenskou efaktúrou a digitálnym reportingom?

Až sa Odoo access point certifikuje u slovenskej národnej autority, odreportuje zákonom dané údaje štátu. Vy si tak jednoducho splníte zákonnú povinnosť oznámenia.

Aha, a je to tu, štátne špiclovanie. No, na rovinu, štát chce údaje o DPH, a samozrejme čo najskôr a automaticky. Ani Slovensko, ani Európska únia nie sú s povinnou efaktúrou prvými na svete, mnohé krajiny sú roky rokúce pred nami (napr. Austrália, Brazília, Mexiko, Singapur, India, Egypt...). A logicky, štát najradšej digitalizuje to, kde míne/získa* najviac peňazí.

* Nechodiace sa škrtnite 😉

...a musíme?

V skratke, elektronická faktúra je na Slovensku povinnosť od 1. 1. 2027, no až do doku 2030 si môžete s klientom dohovoriť iný spôsob doručenia, mimo certifikovaného digitálneho poštára.

Formát elektronickej faktúry musí byť v súladu s normou EN 16931 (FacturX, NLCIUS, BIS 3 Invoice a ďalšie, no prakticky sa na Slovensku implementuje BIS 3 Invoice (a súvisiace).

A zase za to môže EÚ

Áno, aj nie.

Aj EÚ chce digitalizovať informácie o dé-pe-hačke v pres hraničnom obchode, národný reporting a efektúra ostáva na každom členskom štáte.

Slovensko si vybralo už existujúce technické riešenie ako bude použité pri zahraničnom obchode, existujúci štandard elektronickej faktúry (BIS 3), spôsob doručenia (cez PEPPOL sieť) a rovnaký spôsob reportingu (európsky štandard pre Tax Data Document).

Ako ajťáci a občania radi vidíme, že na Ministerstve financií a Finančnej správe nevymýšľajú znova koleso.