O společnosti DEVELOP MOST
DEVELOP MOST, s.r.o. poskytuje svým zákazníkům špičkové tiskárny, doplňkové produkty a s tím spojený servis.
Společnost použivá Microsoft Dynamics CRM pro evidenci obchodních dat, ale v současnosti nepovažují tento systém za vhodný pro své potřeby. Od spolupráce s 26HOUSE, DEVELOP MOST očekává zefektivnění a ušetření zdrojů na interních procesech, zkvalitnění služeb, ale také vytvoření prostoru pro další růst společnosti s jistotou , že jich to procesně neomezí, neznásobí chaos, ale právě opačně pomůže znásobit hodnotu společnosti a výrazně zkvalitnit služby pro své klienty.
Výzvy
DEVELOP MOST potřeboval změnit systém řízení interních procesů, aby dosáhli transparentnosti administrativních činností. Největší rezervy byly v roztroušenosti obchodních, technických, zákaznických a dalších administrativních informací na různych místech společnosti. Velkou výzvou bylo i snížení pracnosti při fakturaci a evidenci zboží na skladě.
- Zbytečná a opakující se komunikace mezi obchodníky a servisními techniky
- Manuální úprava údajů pro fakturaci více než 1100 tiskáren - trvá déle než 10 pracovních dní + dodatečný zásah CTO 3 a více dní
- Nepřehlednost o aktuálním počtu zboží skladem
- Obchodníci nabízejí zákazníkům zboží, které není na skladě, a tím pádem jej musí rychle jedno kusově dokoupit, při čemž ztrácejí peníze
- Společnost vystavuje každý den objednávky na spotřební materiál (tonery, papír a jiné) a z tohoto důvodu musí skladnice strávit 1-2 hodiny denně (cca 40hod měsíčně) manuální kontrolu zboží na skladě
- Obchodníci udržují manuálně zapsaný seznam strojů na papíře nebo v excelu, které jsou poskytovány zákazníkovi
- Nedostatečné sdílení dat mezi obchodníky a servisními techniky - jedna zaměstnankyně srovnává tato data minimálně 1 den v měsíci
- Nákupní objednávky – více než dvakrát do měsíce se stane, že DEVELOP MOST objedná méně zboží než potřebuje
- Servisní proces trvá 3 týdny - technik provede servis, o týden později se požadavek servisu uzavře, následně technik zkontroluje správnost, a teprve poté se informace dostane k administrativě, která vyskladní náhradní díly nebo komponenty
- Informace o stavu zakázky – obchodník dotazuje technika různými způsoby o stavu zakázky, protože společnost nemá nástroj pro sdílení dat.
- Předchozí systém Microsoft Dynamics při slabém datovém signálu v terénu vypadl a neuložil žádné vyplněné informace, a proto technik byl nucen vyplnit údaje a fotky k danému servisnímu zásahu znovu.
- Chybovost při výměně tiskáren v počtu až 3 případy měsíčně z důvodu nedostatečné evidence reálně dodaných tiskáren a s tím související dokumentace a dat.
- Nesoulad mezi dodanými službami a jejich fakturací - chybějící efektivní způsob kontroly.
Řešení
26HOUSE implementovalo moderní vnitropodnikový informační systém Odoo ERP včetně na míru vytvořených customizaci pro specifickou potřebu klienta. Cílem implementace Odoo ERP bylo zavést jednotný systém evidování údajů CRM, a také automatizovat a integrovat všechny základní obchodní procesy společnosti.
Klíčové realizované oblasti:
1. Kontakty a Managment pracovníků v terénu
- Přizpůsobení pro výběr "Preferovaného Technika," který v případě výjezdu do terénu bude obsluhovat požadavek zákazníka.
- Automatické přiřazení všech úkolů preferovanému technikovi
- Zobrazení rozpisu úkolů pro každého technika
2. CRM
- Jednotný zdroj informací, pro všechny zaměstnance společnosti
- Nová záložka „Tiskárny“ představuje přehled tiskáren, které má zákazník buď pronajato nebo prodáno
- Automatické přidávání tiskárně na kartu zákazníka, na základě příjemky a výdejky
- Možnost vytvoření poznámky s informací o přesné lokalizaci tiskárny nebo kontaktní osobě klienta
3. Fakturace a Inventář
- Vytvoření záložky "Používání tiskáren," kde se automaticky zasílají údaje z tiskáren o počtu jednotlivých výtisků
Například: Kolik bylo vytištěno černobílých nebo barevných výtisků či skenů z tiskárny, kterou má zákazník v pronájmu.
- Aktuální a transparentní přehled o tom, co už je vyfakturováno a co je ještě třeba dofakturovat
- Automatická aktualizace údajů před vygenerováním nové faktury
Použité aplikace
Hlavní přínosy
Hlavním přínosem implementace Odoo ERP systému je v tomto případě vytvoření stabilního prostoru pro budoucí růst společnosti, díky jednoduché a bezkonkurenční škálovatelnosti zavedeného řešení.
Benefity
- Ušetřený čas 40+ hodin za měsíc pomocí automatického vystavování nákupních objednávek do minimálního objednaného množství
- Ušetřený čas 100+ hodin za měsíc automatickým zasíláním údajů z tiskáren pro fakturaci
-
4x zrychlení automatického ukládání údajů o servisní službě v oblastech se slabým signálem
Vytvoření centrálního komunikačního bodu = jedno místo PRAVDY pro celou společnost a evidenci všech informací, dokumentů a dat. Díky implementaci jednotné vnitropodnikové platformy byly odstraněny tyto problémy: - Zbytečná a opakující se komunikace
- Nevědomost o aktuálním počtu zboží na skladě - obchodníci již nenabízejí produkty, které nemají na skladě
- Decentralizované a manuální zapisování poskytnutých strojů zákazníkovi
- Srovnávání údajů od obchodníků a techniků
- Chybovost odeslaných faktur při výměně tiskáren stávajícím zákazníkům
- Zapomenuté evidování dodání produktu a následné neodeslání faktur zákazníkovi