25.5. 2026 Autor: Tomáš Píšek - Lead Solution Architect

Keď som podnikateľ a mám externého účtovníka

Často počúvame pojmy ako eFaktúra či digitálny poštár. Je to pochopiteľné, pretože o nich hovorí zákon aj Finančná správa na svojich webinároch. Menej sa však hovorí o tom, čo bude v praxi robiť účtovník a čo bude robiť živnostník, podnikateľ alebo obchodník, ktorý faktúru reálne vystavuje a odosiela.

Je to pochopiteľné, finančná správa nenahradí fakturačné ani účtovné systémy ani nepozná dohody a služby medzi podnikateľmi a externými účtovníkmi. Pre softvérové domy je toto téma nové a potrebujú čas veci doladiť.

S Odoo máme výhodu, elektronická faktúra vrátanie posielania a príjmu cez sieť Peppol je v systéme už tri roky. Pripravili sem pre vás praktické scenáre, kto a čo robí, a takisto, čo k tomu treba.

Zamerali sme sa na menších podnikateľov a živnostníkov, ktorí využívajú služieb externých účtovných firiem a fakturujú iným firmám či majú povinnosť prijímať eFaktúru.

Vytvorenie a odoslanie eFaktúry

Faktúry vystavuje, posiela a účtuje externý účtovník

Napríklad, môj stolár, má takto proces nastavený so svojou účtovníčkou.

Čo je potrebné:

Stolár nepotrebuje nič. Pre neho sa nič nemení.

Účtovník potrebuje systém s podporou eFaktúry a odosielaním cez Peppol, napríklad Odoo.

Účtovník po dohode zaregistruje svoj systém v sieti Peppol na meno klienta. Registrácia sa robí raz za každého takéhoto klienta a schvaľuje ju podnikateľ.

V tomto prípade sa veľa nemení. Stolár dodá podklady pre fakturáciu a účtovníčka vytvorí faktúru. Ak je protistranou firma, faktúru odošle v elektronickom formáte cez digitálneho poštára, prípadne aj e-mailom. Ak ide o fyzickú osobu, faktúra sa odošle e-mailom tak ako dnes.

To, či je protistrana firma alebo fyzická osoba, vie rozpoznať každý dobrý účtovný systém.

Faktúry vystavuje a posiela podnikateľ, účtuje externý účtovník

Toto je bežný postup. Podnikateľ vystaví faktúru a odošle ju klientovi e-mailom. Kópiu vo forme PDF pošle účtovníkovi, ktorý ju prepíše alebo ju cez nejaký nástroj, napríklad import či vyťažovanie dát, dostane do účtovného systému a zaúčtuje.

Čo je potrebné:

Podnikateľ potrebuje fakturačný nástroj s podporou eFaktúry a odosielaním cez sieť Peppol, napríklad Odoo.

Podnikateľ sa pomocou svojho fakturačného systému zaregistruje v sieti Peppol. Registrácia sa robí iba raz.

Kópiu faktúry odovzdá účtovníkovi buď priamo ako eFaktúru, exportný súbor, PDF alebo v inom formáte podľa vzájomnej dohody.

Účtovník faktúru importuje do svojho systému a zaúčtuje, napríklad v Odoo.

Podnikateľ pripraví faktúru vo svojom fakturačnom softvéri a odošle ju klientovi elektronicky cez Peppol alebo e-mailom v prípade fyzických osôb. Fakturačný systém by mal vedieť rozpoznať, či je protistrana firma alebo fyzická osoba.

Kópiu faktúry je následne potrebné odovzdať účtovníkovi, ktorý ju importuje do účtovného systému a zaúčtuje.

Dobrý účtovný systém vie e-faktúru načítať priamo z e-mailu alebo zo súboru. To znamená žiadne ručné prepisovanie a žiadne vyťažovanie dát.

Faktúry vystavuje a posiela e-shop, účtuje externý účtovník

E-shop okrem spracovania objednávok a platieb často vytvára a odosiela aj faktúry. V praxi tak funguje ako automatický fakturačný systém. Odoslaná faktúra sa následne exportuje alebo prenáša do účtovného systému na zaúčtovanie. Celý proces už dnes zvyčajne funguje plne alebo aspoň čiastočne automaticky.

Čo je potrebné:

E-shop podnikateľa potrebuje podporu eFaktúry a odosielania cez sieť Peppol, napríklad Odoo. Áno, viem opäť spomíname Odoo, ale Odoo má aj e-shop.

Podnikateľ sa pomocou svojho e-shopového alebo fakturačného systému zaregistruje v sieti Peppol. Registrácia sa robí iba raz.

Faktúry sa prenesú do účtovného systému. Toto býva zvyčajne už vyriešené.

Účtovník faktúru zaúčtuje.

E-shop, ktorý funguje ako fakturačný softvér, automaticky vytvorí eFaktúru a odošle ju klientovi elektronicky cez Peppol alebo e-mailom v prípade fyzických osôb. E-shopový systém vie rozpoznať, či je protistrana firma alebo fyzická osoba.

Odoslaná faktúra sa exportuje alebo prenáša do účtovného systému na zaúčtovanie, takže v tomto smere sa nič zásadne nemení.

Príjem eFaktúry

Procesy spracovania prijatých faktúr bývajú pestrejšie, pretože do nich často vstupuje schvaľovanie a, samozrejme, úhrada. Najdôležitejšie je rozhodnúť, kto bude faktúry prijímať, v ktorom systéme sa budú prijímať a kde sa budú účtovať.

Podnikateľ, často neplatca DPH, dnes dostáva faktúru buď do ruky, alebo e-mailom. Typicky si ju pozrie, zaplatí cez mobilnú aplikáciu a pošle účtovníkovi. Účtovník sa následne poteší najmä papierovej faktúre pretože ju musí naskenovať a nechať vyťažiť do účtovného systému, prípadne ju prepísať ručne.

V prvom rade je preto potrebné dohodnúť sa, kto bude elektronické faktúry prijímať či podnikateľ alebo účtovník. Rovnako je potrebné dohodnúť, ako sa budú faktúry schvaľovať, ak je schvaľovanie potrebné, a ako sa budú platiť.

eFaktúru dostáva najprv podnikateľ

Čo je potrebné:

Podnikateľ potrebuje fakturačný systém, ktorý vie eFaktúry aj prijímať. Alternatívou môže byť jednoduchý Peppol box, teda poštová schránka pre e-faktúry

Peppol box alebo fakturačný softvér by mal vedieť poslať kópiu faktúry účtovníkovi.

Podnikateľ sa pomocou svojho fakturačného systému alebo Peppol boxu zaregistruje v sieti Peppol. Registrácia sa robí raz.

Dôležité je, aby Peppol box alebo fakturačný systém vedel posunúť eFaktúru účtovníkovi vo formáte, ktorý účtovný systém dokáže automaticky načítať napríklad zo súboru, z e-mailu a podobne.

Keď sa nad tým zamyslíme, takmer všetky účtovné systémy by mali vedieť načítať a spracovať XML e-faktúry zo siete Peppol, najčastejšie vo formáte BIS 3. Prečo by ich teda nevedeli načítať aj zo súboru?

Opäť môžeme spomenúť Odoo: jednoduché načítanie a prevedenie e-faktúry do účtovného záznamu je samozrejmosťou.

Výhody: Prijatú faktúru netreba prepisovať ani vyťažovať, čo šetrí čas. Potrebné je však mať dobrý systém na príjem aj účtovanie.

eFaktúru dostáva najprv účtovník

Čo je potrebné:

Účtovník potrebuje systém s podporou eFaktúry a prijímania cez Peppol, napríklad Odoo.

Účtovník po dohode zaregistruje svoj systém v sieti Peppol na meno klienta. Registrácia sa robí raz za každého takéhoto klienta a schvaľuje ju podnikateľ.

Účtovný systém by mal vedieť odoslať kópiu prijatej faktúry podnikateľovi na schválenie alebo zaplatenie, ideálne aj automaticky.

V tomto prípade eFaktúru spracúva najprv účtovník, respektíve účtovný systém, ktorý ju stiahne od digitálneho poštára. Účtovný systém následne odošle kópiu prijatej faktúry podnikateľovi alebo mu ju inak sprístupní na schválenie či úhradu.

Výhody: Prijatú faktúru netreba prepisovať ani vyťažovať, čo šetrí čas. Potrebné je však mať dobrý systém.

Nevýhody?

Podnikatelia, ktorí dnes prijímajú faktúry e-mailom, budú potrebovať digitálnu schránku pre eFaktúry alebo rovno fakturačný systém. Bez toho to nepôjde.

Dobrá správa je, že nejde o nič zložité ani drahé. Pre živnostníkov, ktorí dostávajú iba niekoľko faktúr mesačne, existujú Peppol boxy často aj s funkciami pre účtovníkov zdarma.

Prípadne môžete využiť Odoo Online v akcii „jedna aplikácia zdarma“.

Druhá nevýhoda je skôr riziko. Dodávateľ vášho systému musí zabezpečiť podporu eFaktúry a napojenie na digitálneho poštára. To môže byť niekedy problém, preto sa svojich dodávateľov pýtajte včas, aby podporu zabezpečili alebo aby ste mali dostatok času na zmenu riešenia.

Výhody?

Pominiem bezpečnosť a istotu doručenia, hoci väčšina z nás ich nevníma ako dôležité, čo je škoda.

Najväčšie výhody sú najmä pre účtovníkov. S dobrým systémom už netreba faktúry prepisovať, skenovať ani vyťažovať. Faktúry zároveň netreba tlačiť na účely archivácie, pretože za originál sa považuje elektronická verzia, ktorá by mala byť uložená v účtovnom alebo inom vhodnom systéme.

Je jasné, že zálohovanie sa tým stáva ešte dôležitejším.

Kam zmizol digitálny poštár?

V procesoch vyššie digitálny poštár prakticky nie je spomenutý, iba okrajovo. Podnikateľ a účtovník totiž v prvom rade potrebujú nástroj na fakturáciu alebo účtovanie, nie samotného digitálneho poštára.

Digitálny poštár je technická časť, ktorá funguje v pozadí. Bežný používateľ o nej ani nemusí vedieť. Dôležité je, aby fakturačný nástroj vedel eFaktúru vytvoriť a odoslať cez certifikovaného digitálneho poštára.

Nehľadajte Peppol digitálneho poštára. Hľadajte koncové riešenie.

A čo ak...?

Určite vám napadnú aj ďalšie scenáre, varianty alebo špecifické požiadavky.

Opýtajte sa dodávateľov svojich fakturačných a účtovných systémov, ako budú podporovať eFaktúru. Každý softvér má iné možnosti, pracovné postupy a niečo vlastné, čo iné programy nemajú.

Radi vám odpovieme na otázky k eFaktúre v Odoo.